January 10, 2026

Guía definitiva para el alquiler de aulas en eventos corporativos

Por
Gaddex
,
10/1/2026
Herramientas / Consejos

Organizar una formación, un workshop o una jornada de onboarding puede convertirse en un auténtico rompecabezas logístico. El alquiler de aulas por horas o días es una solución estratégica que permite a las empresas acceder a espacios profesionales sin cargar con costes fijos, mejorando la experiencia de los empleados y optimizando el presupuesto.

Por qué el alquiler de aulas es una solución inteligente

Si eres responsable de RR. HH., People & Culture u Office Manager, seguro que te suena este dilema: ¿usamos una sala de reuniones interna, que a menudo se queda pequeña o no tiene el equipo adecuado, o buscamos una opción externa que de verdad esté a la altura? Cada vez más, la balanza se inclina hacia la segunda opción.

Optar por el alquiler de un aula externa ha dejado de ser un simple gasto para convertirse en una inversión inteligente. Permite que tu equipo se concentre en lo importante, el contenido de la formación, en lugar de estar peleándose con el proyector o buscando sillas de última hora. Además, sacar a los empleados de la oficina a un entorno nuevo y profesional les ayuda a enfocarse mejor y a valorar más la iniciativa.

Ventajas clave del alquiler de aulas

  • Flexibilidad para tu presupuesto: Pagas solo por el tiempo que necesitas, ya sean unas pocas horas para un workshop o varios días para una formación intensiva. Esto te quita de encima los costes fijos de mantener espacios propios que, seamos sinceros, la mayor parte del tiempo están vacíos.
  • Mejora la experiencia del empleado: Un espacio bien comunicado, con luz natural y tecnología que funciona, envía un mensaje muy claro: la empresa invierte en el desarrollo de su gente. Este detalle impacta directamente en el employee engagement (el compromiso y la conexión emocional del empleado con la empresa).
  • Acceso a equipamiento profesional: Las aulas especializadas suelen venir con todo lo necesario: equipo audiovisual de calidad, una conexión a internet que no falla y mobiliario cómodo. Elementos que muchas oficinas no siempre pueden garantizar.

La presión sobre el mercado inmobiliario en España también tiene algo que decir aquí. La escasez de inmuebles ha disparado los precios de los alquileres a máximos históricos, y esto también afecta a los espacios corporativos. Para los equipos de RR. HH., esto se traduce en que organizar formaciones es cada vez más caro. Como respuesta, muchas empresas están combinando aulas en hoteles, centros de negocio y espacios flexibles, contratando por horas en vez de atarse a alquileres fijos. Si quieres rascar un poco más en este tema, puedes explorar los retos de la organización de eventos corporativos.

Esta dinámica del mercado no hace más que reforzar la idea de que el alquiler puntual es una solución eficiente. Te permite adaptarte a lo que necesitas en cada momento sin desviar recursos valiosos, convirtiendo cada formación en una oportunidad para fortalecer la cultura de empresa y el talento interno.

Elige la configuración de sala perfecta para tu evento

No todas las aulas son iguales. La disposición de las sillas y mesas es mucho más que una decisión estética; puede transformar por completo la dinámica de tu evento, facilitando la interacción o, por el contrario, creando barreras invisibles. Elegir la configuración correcta es clave para que una formación o un workshop cumpla sus objetivos.

Como organizador, tu meta es crear una experiencia concreta. ¿Buscas un debate abierto? ¿Una sesión donde la gente necesite tomar apuntes de forma intensiva? ¿O quizás fomentar el trabajo en grupos pequeños? La respuesta a estas preguntas determinará si necesitas una sala en formato escuela, teatro, en U o tipo cabaret.

Para que te hagas una idea rápida, aquí tienes un diagrama de flujo que te ayudará a decidir si el alquiler externo es lo que necesitas para tu próximo evento.

Diagrama de flujo que muestra el proceso de decisión para el alquiler de aulas según si el evento es interno.

Como ves, la decisión inicial es sencilla: si tus salas internas no dan la talla en capacidad o equipamiento, buscar un espacio fuera es la solución más práctica y profesional.

A continuación, he creado una tabla comparativa para que puedas ver de un vistazo qué configuración encaja mejor con cada tipo de evento.

Comparativa de configuraciones de aulas para eventos

Una guía rápida para elegir la disposición de sala ideal según el objetivo de tu formación, workshop o reunión.

ConfiguraciónIdeal paraCapacidadNivel de interacción
TeatroPresentaciones, conferencias, charlas magistrales. Eventos de comunicación unidireccional.Muy altaMuy bajo
EscuelaFormaciones intensivas, cursos, onboarding o sesiones que requieren tomar notas.AltaBajo
En forma de UDebates, workshops colaborativos, reuniones de comités directivos.MediaMuy alto
CabaretSesiones de brainstorming, talleres con trabajo en equipo, jornadas de innovación.Media-BajaAlto

Cada formato tiene su momento y su porqué. Elegir bien no es solo una cuestión de logística, es una decisión estratégica que define la experiencia de los asistentes.

Teatro para máxima capacidad

La configuración tipo teatro es la más directa y eficiente si tu único objetivo es maximizar el aforo. Básicamente, son sillas dispuestas en filas, todas orientadas hacia un escenario o ponente.

  • Ideal para: Presentaciones, conferencias, lanzamientos de producto o charlas donde la audiencia es principalmente oyente.
  • A tener en cuenta: La interacción es mínima y no hay superficie de apoyo para tomar notas. Esto la hace poco adecuada para formaciones largas o talleres prácticos.

Es la opción perfecta cuando el objetivo es comunicar un mensaje a un grupo grande de forma unidireccional. Por ejemplo, para la presentación de resultados trimestrales a toda la plantilla.

Escuela para formaciones intensivas

Imagina un aula de toda la vida. La disposición en escuela coloca filas de mesas y sillas mirando hacia el frente. Aquí, cada asistente tiene su propio espacio de trabajo.

  • Ideal para: Formaciones que exigen tomar apuntes, usar portátiles o consultar materiales. Piensa en cursos de certificación, jornadas de onboarding o presentaciones con datos complejos.
  • A tener en cuenta: Fomenta la concentración individual, pero limita mucho la interacción entre los participantes. El movimiento por la sala también se complica.

Esta configuración es, de lejos, la más demandada en el alquiler de aulas para programas de desarrollo y capacitación. Garantiza que cada empleado tenga el espacio que necesita para absorber la información cómodamente.

En forma de U para fomentar el debate

Tal como suena, las mesas se colocan formando una U abierta con las sillas en el exterior. Esto permite que el ponente o moderador se mueva libremente por el espacio central e interactúe con todos.

  • Ideal para: Sesiones de debate, workshops colaborativos, reuniones de comités o grupos de discusión. Todos los participantes pueden verse, lo que fomenta una comunicación mucho más fluida y abierta.
  • A tener en cuenta: Reduce drásticamente la capacidad de la sala en comparación con los formatos de teatro o escuela.

Si quieres organizar un taller de team building (una actividad para reforzar la cohesión del equipo) para que el equipo directivo debata sobre la estrategia del próximo año, la configuración en U es simplemente perfecta. Consigue que todos se sientan parte de la misma conversación.

La mejor configuración no es la que permite meter a más gente, sino la que mejor se alinea con el objetivo de tu evento. Una mala elección puede arruinar la dinámica de grupo antes incluso de empezar.

Cabaret para el trabajo en equipo

En este formato, los asistentes se sientan en pequeñas mesas redondas repartidas por la sala. El truco está en orientar las sillas de forma que nadie dé la espalda completamente al ponente.

  • Ideal para: Eventos que mezclan una presentación con trabajo en grupo, como sesiones de brainstorming (lluvia de ideas), talleres de innovación o formaciones con ejercicios prácticos en equipo.
  • A tener en cuenta: Requiere más espacio por persona y una buena planificación para asegurar que todos tengan buena visibilidad.

Imagina una jornada para mejorar el compromiso de los empleados. Podrías empezar con una breve charla y luego pedir a cada mesa que trabaje en una dinámica. El formato cabaret facilita esa transición de forma natural, sin tener que mover ni un mueble.

El equipamiento tecnológico que no puede fallar

Imagínate la escena: estás a mitad de una presentación clave para el equipo directivo y, de repente, el proyector decide apagarse. O peor: tienes un evento híbrido y los compañeros que se conectan en remoto no oyen nada porque el micrófono ha dejado de funcionar. Un fallo técnico, por pequeño que parezca, puede tirar por la borda meses de trabajo y generar una tensión interna que nadie necesita.

Para que esto no te pase, es fundamental que vayas más allá de un simple "¿tenéis proyector?". Antes de firmar cualquier contrato de alquiler de aulas, necesitas tener clarísimo qué equipamiento tecnológico incluye el espacio. No des nada por hecho; lo que para ti es un básico indispensable, para el proveedor puede ser un extra que se cobra aparte.

Un aula moderna con un portátil, dos micrófonos, una pantalla grande y enchufes en la pared, con notas adhesivas.

La checklist definitiva de equipamiento tecnológico

Hemos creado una lista con los puntos críticos que debes revisar sí o sí. Úsala como guion en tus conversaciones con los proveedores para que no se te escape ni un solo detalle.

  • Conexión a internet fiable y de alta velocidad: No te vale con un "sí, hay wifi". Tienes que preguntar si la red aguanta a todos tus asistentes conectados a la vez, si hay redes separadas para ponentes y público, y cuál es el ancho de banda real. Una conexión inestable puede hundir cualquier dinámica que dependa de la nube.

  • Sistema audiovisual completo: Aquí no solo entran el proyector y la pantalla, sino también el sistema de sonido. Confirma que los altavoces llegan a toda la sala y que se escucha con nitidez desde la última fila. Asegúrate también de los tipos de conexión disponibles (HDMI, USB-C...) para no llevarte sorpresas de incompatibilidad con los portátiles.

  • Microfonía adecuada para tu formato: ¿El ponente va a moverse por la sala? Entonces necesitas un micrófono de solapa inalámbrico. ¿Habrá un turno de preguntas del público? Pide un micro de mano. Aclara si la microfonía está incluida en el precio o si es un coste adicional.

  • Soporte para eventos híbridos: Si una parte del equipo se va a conectar en remoto, el aula tiene que estar preparada para ello. Esto significa una cámara de buena calidad que enfoque bien al ponente, un sistema de sonido que recoja el audio de la sala sin ruidos y que sea compatible con las plataformas que usáis (Zoom, Teams, Google Meet).

Detalles que marcan la diferencia

Más allá de lo imprescindible, hay ciertos elementos que mejoran muchísimo la experiencia de los asistentes y hacen que todo fluya mejor. No te olvides de preguntar por ellos.

Una visita técnica antes del evento es la mejor forma de evitar sorpresas. Si no puedes ir, pide al proveedor que un técnico se quede contigo los primeros 15 minutos de la sesión para ayudarte a poner todo en marcha.

Una buena planificación tecnológica es la base del éxito de cualquier formación o workshop. Dedicarle tiempo a revisar estos puntos te ahorrará muchos dolores de cabeza el día D y permitirá que tu equipo se centre en lo importante: el contenido y la interacción. Si quieres profundizar en cómo la tecnología puede impulsar la colaboración, echa un vistazo a nuestra guía sobre herramientas para mejorar el trabajo en equipo.

Por último, no pases por alto estos tres detalles que a menudo se olvidan:

  1. Puntos de carga accesibles: Comprueba que hay suficientes enchufes y que están bien repartidos por la sala. Nadie quiere quedarse sin batería en el portátil a media mañana.
  2. Pizarra o rotafolios (flip chart): Es un básico para sesiones interactivas, brainstormings o para anotar ideas sobre la marcha. Confirma que te dejan rotuladores y borradores.
  3. Soporte técnico disponible: Pregunta si tendrás a alguien a mano a quien puedas llamar si algo falla. Tener un contacto de soporte rápido da una tranquilidad inmensa.

Cómo evaluar proveedores y negociar sin sorpresas

Elegir el aula perfecta es solo la mitad del trabajo. La otra mitad, que es igual de importante, consiste en encontrar al proveedor adecuado y negociar unas condiciones que de verdad protejan a tu empresa.

Para los equipos de Compras, RR. HH. y Office Management, este paso es clave. Un buen acuerdo no solo ahorra dinero, sino también tiempo y un montón de dolores de cabeza.

El proveedor ideal no es el que simplemente te alquila un espacio. Es un socio que entiende lo que necesitas y te ayuda a que tu evento sea un éxito. Por eso, antes de firmar nada, es fundamental evaluarlos con criterios claros y prácticos.

Criterios clave para evaluar a un proveedor

No te dejes llevar solo por unas fotos bonitas o un precio que parece una ganga. Para asegurarte de que la experiencia en el alquiler de aulas sea buena, tienes que ir un poco más allá.

Usa estos cuatro puntos como tu filtro principal:

  1. Ubicación y accesibilidad real: ¿Se llega bien en transporte público? ¿Hay aparcamiento cerca? Si tu equipo tiene que hacer malabares para llegar, la formación ya empieza con mal pie. Y no te olvides de verificar si el acceso está adaptado para personas con movilidad reducida.

  2. Flexibilidad de horarios y uso: ¿Puedes entrar media hora antes para prepararlo todo sin que te cobren un extra? ¿Qué pasa si la sesión se alarga 15 minutos? Un proveedor flexible entiende que los eventos no siempre van sobre raíles y te ofrece soluciones en lugar de problemas.

  3. Políticas de cancelación claras: Este punto es crítico. ¿Qué ocurre si tienes que cancelar o aplazar el evento por un imprevisto? Busca proveedores con políticas justas y transparentes. Si son demasiado rígidas, considéralo una señal de alarma.

  4. Opiniones y referencias de otros clientes: Busca reseñas en internet o pide referencias de otras empresas que hayan trabajado con ellos. La experiencia de otros equipos de RR. HH. u Office Managers es una mina de oro para saber qué te puedes esperar de verdad.

La negociación del contrato sin costes ocultos

Una vez que tienes a tus finalistas, llega el momento de hablar de dinero y condiciones. Una negociación bien preparada es tu mejor arma para evitar sustos en la factura final.

El contexto económico actual influye, y mucho. El aumento de los precios del alquiler en España está cambiando las reglas del juego. En 2025, el precio medio del alquiler de viviendas subió un 8,5 % interanual. Este encarecimiento se contagia al alquiler de locales y otros espacios, donde se encuentran muchas aulas.

Los equipos de Compras y Finanzas ven cómo la factura de los eventos crece, lo que obliga a optimizar la ocupación por horas, negociar mejor y usar plataformas que permitan comparar proveedores para lograr un mayor control de gasto (el seguimiento y gestión activa del presupuesto).

Para que tu presupuesto no se descontrole, pide siempre un presupuesto desglosado.

Pide que te detallen cada concepto: coste del espacio, equipo audiovisual, servicio de café, personal técnico, horas extra... Así sabrás exactamente por qué estás pagando y podrás comparar ofertas de forma justa.

Qué debe incluir tu contrato de alquiler

Un contrato bien hecho es tu red de seguridad. Asegúrate de que los siguientes puntos queden por escrito de forma clara y sin ambigüedades:

  • Detalle de todos los servicios incluidos: Desde el tipo de conexión a internet hasta el número de sillas. Todo lo que hayas hablado debe figurar en el contrato.
  • Horarios exactos: Especifica la hora de entrada y salida, incluyendo el tiempo que necesitas para montar y desmontar.
  • Cláusulas de cancelación: Define los plazos y las posibles penalizaciones. Por ejemplo: cancelación gratuita hasta 30 días antes, 50 % de penalización hasta 15 días antes, etc.
  • Persona de contacto y soporte técnico: Debe aparecer el nombre y teléfono de la persona responsable que estará disponible el día del evento para solucionar cualquier imprevisto.

Además, para evitar sorpresas, es crucial comprobar que el espacio tenga el certificado energético para locales comerciales en regla. No es solo un requisito legal, también te da pistas sobre la eficiencia y el confort del aula.

Este proceso de evaluación y negociación puede parecer un trabajo extra, pero es una inversión de tiempo que te garantiza cerrar el mejor acuerdo posible. Al final, se trata de encontrar un proveedor que te dé la confianza necesaria para que tu única preocupación sea que la formación sea un éxito.

Tu checklist final para una reserva sin imprevistos

Organizar una formación o un workshop es como hacer malabares con mil detalles a la vez. Como Office Manager o responsable de RR. HH., tu tiempo es oro y el margen de error, mínimo. Para que no se te escape nada y puedas evitar la fricción interna de coordinar a todos, hemos creado un checklist práctico y directo al grano.

Piensa en esta lista como tu hoja de ruta. Cada punto es una acción clara, pensada para que minimices riesgos y, sobre todo, para que tengas la tranquilidad de que todo está bajo control.

Fase 1: Planificación inicial

Antes de lanzarte a buscar, necesitas tener clarísimo qué necesitas. Esta fase es la base de todo, y si te la saltas, acabarás perdiendo un tiempo valioso viendo aulas que simplemente no encajan.

  • Define objetivos claros: ¿Qué buscas con este evento? ¿Una formación técnica, un taller de habilidades interpersonales o una sesión de lluvia de ideas? El objetivo marca el tipo de espacio y la configuración que necesitas.
  • Fija un presupuesto realista: Calcula el coste máximo por asistente. Esto no es solo el alquiler del aula, sino también el catering, el material y cualquier otro extra que pueda surgir.
  • Confirma el número de asistentes: Intenta tener una estimación lo más precisa posible. Una sala demasiado grande es un gasto inútil, y una demasiado pequeña puede arruinar por completo la experiencia.
  • Elige fecha y horario: Ten varias opciones sobre la mesa. La flexibilidad te dará más poder de negociación y muchas más posibilidades de encontrar el espacio ideal.

Fase 2: Búsqueda y comparación

Con las bases claras, es hora de salir al mercado. Aquí el objetivo es filtrar y preseleccionar las mejores opciones sin ahogarte en un mar de correos y llamadas.

  1. Investiga y preselecciona proveedores: Busca en plataformas centralizadas, directorios especializados o, mejor aún, pide recomendaciones. Crea una lista corta de 3 a 5 espacios que parezcan encajar.
  2. Verifica la ubicación y la accesibilidad: Asegúrate de que el sitio sea fácil de encontrar y esté bien conectado por transporte público. Un buen acceso mejora la puntualidad y la percepción general del evento.
  3. Compara presupuestos desglosados: Pide a cada proveedor un presupuesto detallado. No te fijes solo en el precio final, compara qué incluye cada uno para evitar sorpresas y costes ocultos.
  4. Revisa las políticas de cancelación: Lee la letra pequeña. Una política de cancelación flexible es tu salvavidas ante cualquier imprevisto de última hora.

Fase 3: Verificación y visita técnica

Ya has reducido tus opciones a una o dos. Ahora toca el momento de la verdad: comprobar que lo que has visto en las fotos se corresponde con la realidad.

Una visita técnica presencial es la mejor inversión de tiempo que puedes hacer. Te permite probar el equipo, medir los espacios y, sobre todo, evitar sorpresas desagradables el día del evento.

  • Comprueba el equipo audiovisual: No te fíes, lleva tu propio portátil y prueba el proyector, el sistema de sonido y la conexión a internet.
  • Evalúa la luz, la acústica y la climatización: ¿Hay suficiente luz natural? ¿Se oye bien desde el fondo sin eco? ¿Funciona bien el aire acondicionado o la calefacción?
  • Revisa los accesos y servicios: Asegúrate de que los baños estén limpios, que haya accesibilidad para todos y que los espacios comunes, como la zona de café, sean funcionales y agradables.

Fase 4: Cierre y confirmaciones

¡Lo tienes! Has elegido el aula perfecta. Ahora solo queda formalizarlo todo y atar los últimos cabos para que el día del evento todo fluya sin el más mínimo contratiempo.

  • Firma del contrato: Revisa que cada punto acordado (horarios, servicios, costes) esté reflejado por escrito. Sin ambigüedades.
  • Coordinación de la logística: Confirma todos los detalles con el proveedor de catering, envía las instrucciones de llegada a los asistentes y comparte el planning con los ponentes.
  • Confirmación final con el proveedor: Una semana antes del evento, haz una última llamada o envía un correo para repasarlo todo. La doble confirmación nunca está de más.

Para que lo tengas todo aún más a mano, hemos montado esta tabla. Sigue estos pasos para asegurar que tu proceso de reserva sea eficiente y no dejes ningún cabo suelto.

Checklist definitivo para el alquiler de aulas

FaseTarea claveEstado (Pendiente/Completado)
PlanificaciónDefinir objetivos, presupuesto y número de asistentes.
PlanificaciónSeleccionar fechas y horarios (con alternativas).
BúsquedaCrear una lista corta de 3-5 proveedores potenciales.
BúsquedaSolicitar y comparar presupuestos desglosados.
BúsquedaRevisar ubicación, accesibilidad y políticas de cancelación.
VerificaciónProgramar y realizar la visita técnica presencial.
VerificaciónProbar todo el equipamiento AV y la conexión a internet.
VerificaciónEvaluar la climatización, luz, acústica y servicios.
CierreRevisar y firmar el contrato de alquiler.
CierreCoordinar la logística (catering, ponentes, asistentes).
CierreRealizar una confirmación final con el proveedor 1 semana antes.

Con esta guía y la checklist, tienes todo lo que necesitas para que tu próxima reserva de aulas sea un proceso controlado, profesional y, sobre todo, exitoso.

Centraliza el alquiler de tus aulas en un solo lugar

A lo largo de esta guía hemos visto que el alquiler de aulas puede convertirse en un verdadero rompecabezas. La búsqueda de proveedores te roba un tiempo que no tienes, comparar precios y características es un trabajo manual y el control del gasto se pierde entre decenas de correos y facturas. Para los equipos de RR. HH. y Office Management, esta forma de trabajar es una fuente de fricción constante.

Ponte en situación: tienes que organizar tres formaciones a la vez en Madrid, Barcelona y Valencia. El método tradicional te obliga a llamar a varios proveedores en cada ciudad, negociar por separado y lidiar con tres facturas distintas. El resultado es una carga administrativa enorme y cero visibilidad sobre el presupuesto real.

Portátil mostrando un sistema de reserva de aulas en una oficina moderna.

La solución es la gestión centralizada

Aquí es donde una plataforma de gestión de eventos corporativos como Gaddex cambia las reglas del juego. Funciona como tu único punto de contacto, permitiéndote encontrar, comparar y reservar aulas de confianza en distintas ciudades desde un mismo sitio. De repente, comparar precios y equipamiento es un proceso transparente y ágil.

Este enfoque no solo te ahorra horas de trabajo manual, sino que también te da un control financiero mucho más firme. Toda la facturación se unifica en una sola, lo que permite a los departamentos de compras y finanzas seguir el rastro de cada euro invertido, facilitando la trazabilidad (la capacidad de seguir todo el proceso de un gasto de principio a fin).

La presión por encontrar espacio no es solo cosa de empresas. El mundo universitario, que comparte infraestructuras con la formación corporativa, vive una situación parecida. La altísima demanda en ciudades como Madrid y Barcelona obliga a todos a buscar fórmulas más flexibles. Para los equipos de RR. HH., esto se traduce en un mercado muy competitivo donde la disponibilidad, la ubicación y una gestión centralizada a través de plataformas pesan casi tanto como el precio del alquiler.

Mucho más que una simple reserva

Pero centralizar va más allá de encontrar un espacio. Las plataformas modernas como Gaddex Experience Hub integran la gestión completa del evento: desde el control de quién asiste y cómo te comunicas con los participantes, hasta la medición del impacto real de la formación. Conviertes una tarea puramente logística en un proceso estratégico y con resultados medibles.

Al automatizar toda la parte operativa, tu equipo se libera de las tareas repetitivas y puede centrarse en lo que de verdad importa: diseñar experiencias formativas de calidad que impulsen el talento y fortalezcan la cultura de tu empresa.

Preguntas frecuentes sobre el alquiler de aulas

Por muy bien que planifiques, siempre aparecen dudas de última hora cuando toca gestionar el alquiler de un aula para un evento. Aquí te dejamos las preguntas que más nos llegan, con respuestas directas y al grano para que tomes mejores decisiones y evites sorpresas.

¿Con cuánta antelación debo reservar un aula?

Esto depende mucho de la ciudad y la época del año. Si buscas algo para un grupo mediano en ciudades con mucha demanda como Madrid o Barcelona, lo ideal es moverte con unas 4 a 6 semanas de margen.

Ahora bien, si tu evento es para más de 50 personas o cae en temporada alta (de septiembre a noviembre o de febrero a mayo), te recomiendo empezar a buscar con 2 o 3 meses de antelación. Así no solo te aseguras de que haya sitio, sino que también pillarás mejores precios y más opciones donde elegir.

¿Qué suele incluir el precio base del alquiler?

Lo normal es que el precio de partida te cubra el uso del espacio con el mobiliario que ya tiene (mesas y sillas), un proyector, una pantalla y la conexión wifi.

Ojo con los extras. Servicios como el rotafolios (flip chart), los micrófonos, el equipo para videoconferencias o el típico coffee break se suelen cobrar aparte. Pide siempre que te desglosen el presupuesto para saber exactamente por qué estás pagando y evitar sustos en la factura final.

¿Qué tipo de espacio es mejor para mi evento?

La elección entre un hotel, un centro de negocios o un coworking depende totalmente del objetivo y el ambiente que quieras darle a tu evento.

  • Hoteles: Son la opción perfecta si necesitas alojamiento para los asistentes o si buscas un servicio de catering más complejo y formal.
  • Centros de negocios: Ofrecen un ambiente muy profesional y corporativo. Van genial para reuniones importantes con clientes o formaciones para directivos.
  • Espacios de coworking: Tienen un aire más moderno, creativo y relajado. Son una alternativa fantástica para workshops de innovación, sesiones de team building o formaciones para equipos más jóvenes.

¿Cómo me aseguro de que la tecnología funcionará?

La mejor garantía es pasarte antes por allí y hacer una prueba técnica con tu propio ordenador. Conecta tu portátil, comprueba que las entradas del proyector (HDMI, USB-C) funcionan y haz una prueba de sonido rápida.

Si no puedes ir en persona, pide al proveedor que un técnico esté disponible al inicio de tu evento para echarte una mano. Confirma por escrito qué adaptadores podrías necesitar para que tu equipo vaya preparado y os evitéis esos problemas de conexión de última hora que tanto estrés generan.


En Gaddex sabemos que cada detalle cuenta. Por eso hemos creado una plataforma que simplifica y centraliza toda la organización de tus eventos corporativos, desde que buscas el aula perfecta hasta que gestionas la facturación en un solo lugar.

Descubre cómo centralizar tus eventos corporativos