Revenue management en hoteles: la guía para organizar tus eventos corporativos y ahorrar en el intento

Piensa en un hotel como si fuera un avión. Ambos tienen un número limitado de asientos (o habitaciones) que pierden todo su valor si no se venden para una fecha concreta. El revenue management o gestión de ingresos es la estrategia que usan los hoteles para evitarlo, asegurándose de vender la habitación correcta, al cliente adecuado, al precio justo y en el momento perfecto.

Qué es el revenue management en hoteles y por qué te interesa

El revenue management en hoteles va mucho más allá de simplemente subir y bajar precios. Es una disciplina de gestión que usa datos para predecir la demanda y así optimizar tanto la ocupación como las tarifas. El objetivo final no es llenar el hotel a cualquier coste, sino maximizar el beneficio de cada habitación.

Para perfiles de RR. HH., Office Managers o responsables de equipo, entender esta lógica es una herramienta muy potente. Te permite dejar de ver los precios de un hotel como un obstáculo y empezar a verlos como una oportunidad para negociar. Cuando sabes qué necesita el hotel y en qué momentos, puedes presentar tu evento corporativo no como un cliente más, sino como un socio estratégico.

La lógica detrás de los precios que cambian

Que el precio de una misma habitación pueda variar tanto de una semana a otra, o incluso de un día para otro, no es casualidad. Responde directamente a la estrategia de revenue management del hotel.

Un hotel vacío es un coste hundido. Cada noche que una habitación no se vende, ese ingreso se pierde para siempre. Por eso, un hotel casi siempre preferirá tener una habitación ocupada a un precio reducido que tenerla vacía.

Esta realidad abre una puerta enorme a la negociación para tus eventos corporativos. Hay factores que un hotel siempre valora y que tú puedes usar a tu favor:

• Anticipación de la reserva: Reservar un bloque grande de habitaciones para un offsite (un evento de empresa fuera de la oficina) con meses de antelación le da al hotel una seguridad de ingresos que valora muchísimo.
• Fechas de baja demanda: Organizar un team building (una actividad para cohesionar al equipo) de martes a jueves suele ser bastante más económico que hacerlo durante un fin de semana.
• Demanda prevista: Si organizas tu evento en una ciudad durante una feria importante, los precios serán altos. Si lo haces una semana después, el poder de negociación vuelve a ti.

Entender esta dinámica te permite planificar eventos de forma más inteligente y optimizar tu presupuesto. En lugar de adaptarte a los precios, te anticipas a ellos. Por ejemplo, en nuestro artículo sobre cómo elegir la sala de reuniones perfecta en un hotel, exploramos cómo la elección del espacio también se ve influenciada por estas estrategias.

El impacto real en el sector hotelero

El revenue management es tan efectivo que ha impulsado al sector a cifras récord. Durante 2024, el sector hotelero español alcanzó un ingreso medio por habitación disponible (RevPAR) de 118,3 euros, lo que supone un aumento del 33,6% respecto a 2019.

Este crecimiento ha sido posible gracias a una combinación de alta demanda y precios optimizados, con una ocupación que ha rozado el 75%. Estos datos demuestran que los hoteles dependen de esta estrategia para ser rentables.

Las métricas que un hotel analiza (y cómo usarlas a tu favor)

Cuando vas a negociar con un hotel para tu próximo evento, ten claro que ellos ya han hecho los deberes. Sus decisiones no se basan en la intuición, sino en un puñado de cifras que marcan toda su estrategia de precios.

Entender estas métricas te da una ventaja enorme. Es como aprender su idioma: te permite presentar tu evento no como un gasto, sino como una solución a sus objetivos de negocio.

La estrategia de revenue management en hoteles se apoya en tres indicadores principales: la Tasa de Ocupación, la Tarifa Media Diaria (ADR) y, el más importante de todos, el Ingreso por Habitación Disponible (RevPAR). Estas métricas son la clave de su rentabilidad y, si sabes leerlas, tendrás el mapa de su estrategia comercial.

Los tres números que deciden el precio de tu evento

Vamos a olvidarnos de la jerga técnica. Lo que importa es saber qué significa cada número y cómo puedes usarlo para negociar. Juntas, estas tres métricas te dan una foto completa de la situación del hotel y de su margen de maniobra.

Aquí tienes una tabla para entender de un vistazo qué es cada KPI y, lo más importante, por qué debería importarte como organizador.

Métricas esenciales del revenue management y su impacto en tus eventos

Estos tres indicadores te permiten "leer" la situación real de un hotel y anticiparte a sus necesidades.

Un hotel podría tener una ocupación del 100% pero un RevPAR bajo si ha tenido que tirar los precios para llenarse. Por otro lado, un hotel con un 80% de ocupación pero un ADR por las nubes puede tener un RevPAR superior y ser mucho más rentable.

Cómo usar esta información en tus negociaciones

Saber esto te permite "leer" las necesidades del hotel. Por ejemplo, si intuyes que un hotel suele tener un RevPAR más flojo entre semana en un mes concreto, puedes presentar tu team building de 30 personas justo para esas fechas.

De repente, tu propuesta deja de ser una simple petición de presupuesto. Se convierte en una solución estratégica que les ayuda a mejorar sus números, asegurando ocupación e ingresos adicionales con salas, comidas y extras.

Al demostrar que entiendes sus objetivos, la conversación cambia. Ya no negocias solo el precio de las habitaciones, sino que puedes conseguir mejores condiciones para las salas de reuniones, los menús o los coffee breaks. Construyes una relación de socio, no de simple cliente.

Plataformas como Gaddex te lo ponen fácil, dándote visibilidad para centralizar tus presupuestos y controlar el gasto. Así, tomas decisiones basadas en datos y maximizas el retorno de cada evento que organizas.

Las estrategias de precios dinámicos que usan los hoteles

El precio de una habitación de hotel nunca es un número estático. Los hoteles aplican tácticas muy calculadas para ajustar sus tarifas en tiempo real, siempre con el objetivo de maximizar sus ingresos. Para ti, como organizador, entender cómo funciona este juego es fundamental. Te permite anticiparte y saber cuándo tienes la sartén por el mango.

La base de todo es el dynamic pricing o precios dinámicos. Es la razón por la que una misma habitación puede costar 150 € un martes por la noche y saltar a 250 € un viernes. El precio se mueve según la demanda esperada, la ocupación del momento, los eventos en la ciudad o, simplemente, el día de la semana.

Si estás planeando un offsite para 150 empleados, esto es oro puro. Te da pistas claras sobre cuándo tienes más poder de negociación. Organizarlo un martes de noviembre te dará mucho más margen que si lo planteas para un fin de semana de junio.

El arte de predecir la demanda o forecasting

Para que los precios dinámicos funcionen, los hoteles se apoyan en el forecasting, es decir, en la previsión de la demanda. Usan datos históricos y análisis predictivos para estimar cuántas habitaciones van a ocupar en una fecha concreta.

Analizan patrones de años anteriores, congresos confirmados en la ciudad, calendarios de vacaciones e incluso el tiempo. Esta predicción les permite decidir si deben subir precios para aprovechar un pico de demanda o bajarlos para atraer reservas en épocas tranquilas.

El forecasting es como el pronóstico del tiempo para un hotel. Les avisa si se avecina una "tormenta" de reservas o si deben prepararse para un periodo de "sequía". Esta información determina su estrategia de precios semanas o incluso meses antes.

Para ti, como organizador, esto se traduce en una regla de oro: la antelación es tu mejor aliada. Reservar un bloque grande de habitaciones para un evento corporativo con meses de antelación te permite "congelar" una tarifa favorable antes de que el forecasting del hotel detecte un pico de demanda y dispare los precios.

Gestión del rendimiento o yield management

Mientras que el dynamic pricing se centra en ajustar el precio de la habitación, el yield management (gestión del rendimiento) va un paso más allá. Su objetivo es decidir qué tipo de reserva aceptar y cuál rechazar para maximizar el ingreso total.

Imagina este escenario, que pasa todos los días: un hotel tiene 10 habitaciones libres para un sábado. De repente, recibe dos peticiones:

1. Una pareja que quiere una sola habitación para una noche.
2. Tu empresa, que quiere esas 10 habitaciones para un team building de viernes a domingo, incluyendo salas de reuniones, comidas y cenas.

Aunque la primera reserva asegura un ingreso rápido, un buen gestor de yield management priorizará la tuya. ¿Por qué? Porque el valor total de tu evento (habitaciones, comida, salas) es mucho mayor. Esto se conoce como Total Revenue Management, y es tu principal baza en la negociación.

Aquí tienes algunas tácticas que usan y cómo puedes darles la vuelta:

• Restricciones de estancia mínima: En fechas de alta demanda, es común que exijan reservar un mínimo de noches. Si tu evento cumple o supera esa estancia, pasas a ser un cliente ideal.
• Gestión de canales: Los hoteles pagan comisiones a las webs de reservas online. Al negociar un grupo grande directamente, les ahorras esa comisión, un argumento perfecto para que te ofrezcan un descuento.
• Precios por tipo de cliente: Tu evento corporativo representa un ingreso predecible y de alto valor, lo que te posiciona en el segmento que más les interesa cuidar.

Cómo la IA y la tecnología predicen los precios de tu evento

Atrás quedaron los días en que la gestión de ingresos de un hotel se hacía con hojas de Excel. Hoy, el sector se mueve al ritmo de potentes sistemas de software (RMS) que usan inteligencia artificial para ajustar los precios con una precisión milimétrica.

Esta tecnología es el cerebro que decide cuánto te costará una habitación para tu próximo evento. Analiza miles de datos en tiempo real: desde la previsión del tiempo o los vuelos programados, hasta si hay un gran concierto o una feria a la vuelta de la esquina.

El motor predictivo que impacta tu presupuesto

Estos sistemas no se limitan a reaccionar a la demanda, sino que se adelantan a ella. Utilizan modelos de machine learning para estudiar el histórico de reservas y lo cruzan con todo lo que está pasando en el mercado.

El resultado es una predicción muy certera de la ocupación que tendrá el hotel. Si el sistema detecta que la demanda para una fecha se va a disparar, subirá los precios automáticamente, incluso con meses de antelación. Si prevé una semana tranquila, bajará las tarifas para atraer reservas como la de tu evento.

Un estudio sobre revenue management en 567 hoteles europeos demostró que la implementación de precios dinámicos automatizados genera un aumento medio del 19% en ingresos totales. Para ti, como organizador, esto significa que el precio que ves hoy puede no ser el mismo mañana, y saber negociar en el momento adecuado es más importante que nunca.

Cómo la tecnología simplifica tu trabajo

Lidiar con esta montaña rusa de precios puede ser una locura, sobre todo cuando tienes que organizar un team building para 30 personas o un offsite para 150 y el tiempo aprieta. La búsqueda manual de proveedores, los decenas de correos y la comparación de presupuestos se convierten en un pozo de horas.

La misma tecnología que usan los hoteles para optimizar sus precios puede ayudarte a encontrar la mejor oferta sin perder horas. En lugar de luchar contra el sistema, puedes usarlo a tu favor.

Aquí es donde entran en juego plataformas como Gaddex. Funcionan como un puente inteligente entre lo que tú necesitas y la estrategia de precios de los hoteles. En lugar de que busques y negocies uno por uno, estas herramientas centralizan y simplifican todo.

Imagina este escenario:

1. Defines lo que necesitas: Un hotel con 50 habitaciones y una sala para un martes de noviembre.
2. La tecnología busca por ti: La plataforma encuentra proveedores que justo tienen baja demanda en esas fechas y, por tanto, están más abiertos a negociar.
3. Recibes propuestas optimizadas: Obtienes presupuestos que ya tienen en cuenta el valor de tu grupo, ahorrándote la primera fase de negociación.

Para los equipos de People & Culture, los Office Managers o los responsables de Compras, esto supone un ahorro de tiempo y recursos brutal. La tecnología hace el trabajo pesado, permitiéndote centrarte en la estrategia del evento. Si te interesa saber más sobre estas herramientas, te recomendamos leer nuestro artículo sobre el software de gestión de eventos.

Cómo integrar tu evento en la estrategia de ingresos del hotel

Es hora de desvelar el secreto para que tu evento corporativo se convierta en una prioridad para cualquier hotel. Un offsite no es solo un bloque de habitaciones; es una oportunidad de negocio completa. Los hoteles ya no piensan solo en el precio de la habitación, sino en el TRevPAR (Total Revenue Per Available Room), el ingreso total por habitación disponible.

Este indicador lo cambia todo. No solo cuenta el alojamiento, sino cada euro que tu equipo gasta en salas de reuniones, menús, coffee breaks o cenas. Entender esto es fundamental: tu evento no es un coste para el hotel, sino una fuente de ingresos diversificada y de alto valor.

Presenta tu evento como una propuesta de valor total

Cuando hables con un hotel, no te limites a pedir presupuesto para las habitaciones. Muéstrales la película completa. Explica que no solo necesitas alojar a 30 personas, sino que también vas a contratar una sala para un taller, dos servicios de café y un almuerzo de equipo.

De repente, el responsable de ingresos no ve 30 habitaciones a un precio negociado. Ve un cliente que garantiza un gasto por asistente muy superior al de un turista. Este enfoque, centrado en el valor total del cliente, te da un poder de negociación que no te imaginas.

Un hotel siempre preferirá un grupo que asegura 150 € por asistente (sumando habitación y extras) a 30 turistas que solo pagan 100 € por la noche. Tu evento es más predecible, más rentable y, para ellos, operativamente más sencillo.

Sabiendo esto, puedes proponerles garantizar un gasto mínimo a cambio de una tarifa de grupo más atractiva o de que te cedan la sala sin coste. Estás hablando su mismo idioma: el de la rentabilidad total.

Para que esta integración sea un éxito, te puede venir bien consultar este recurso de eventos presenciales y así entender mejor estas dinámicas.

El siguiente diagrama muestra cómo la tecnología de un hotel procesa los datos para optimizar sus precios. Este flujo es justo el que puedes aprovechar si presentas tu evento como una fuente de ingresos predecible.

Como ves, la inteligencia artificial del hotel se alimenta de datos para fijar precios. Tu evento, con su gasto predecible y concentrado, es un dato de altísima calidad para sus sistemas.

Consejos prácticos para que tu evento sea irresistible

Si quieres que tu propuesta destaque, céntrate en solucionar los dos grandes problemas de un hotel: la incertidumbre y los huecos de ocupación.

• Sé flexible con las fechas. Si puedes organizar tu offsite de 150 personas de lunes a miércoles en lugar de un fin de semana, te conviertes en la solución ideal para llenar sus días de menor demanda.
• Garantiza un gasto mínimo. Comprométete a un gasto total o por persona. Esto elimina el riesgo para el hotel y te da una base sólida para negociar descuentos.
• Centraliza toda la contratación. Gestiona el bloqueo de habitaciones y los servicios de forma centralizada. Les aseguras la ocupación y les simplificas la vida a nivel operativo.

Este enfoque es especialmente útil cuando organizas eventos complejos, como un family day o la fiesta de Navidad.

Imagina que organizas un family day para 200 empleados y sus familias. Además de las actividades, necesitas espacios, catering y quizás habitaciones. La complejidad es alta y el control del gasto es clave para el departamento de Compras. En un escenario así, usar una plataforma como Gaddex se vuelve clave, ya que te permite centralizar peticiones, tener una trazabilidad completa (es decir, un seguimiento detallado) de cada gasto y gestionar los presupuestos desde un único sitio. Esto no solo te ahorra tiempo, sino que proyecta una imagen de control que da seguridad al hotel.

Convierte el revenue management en tu aliado para eventos

Entender el revenue management en hoteles no te convertirá en un experto hotelero, pero sí en un organizador de eventos más astuto y eficaz. Te permite anticiparte, negociar con más fuerza y estirar al máximo los presupuestos de tus eventos.

Ya no se trata de aceptar el primer precio que te dan. Ahora sabes que los precios son flexibles y que el valor de tu evento para el hotel va mucho más allá de llenar camas. La clave está en encontrar el punto donde tus necesidades y los objetivos de rentabilidad del hotel encajan.

De la fricción a la eficiencia operativa

Este cambio de perspectiva tiene un impacto directo en tu día a día y elimina muchos dolores de cabeza:

• Menos fricción interna: Cuando presentas presupuestos bien optimizados, consigues luz verde mucho más rápido del departamento de Compras. Demuestras que has hecho un trabajo estratégico.
• Ahorro de tiempo: Dejas de malgastar horas enviando correos. Vas directo al grano, negociando con una base sólida y sabiendo qué botones pulsar.
• Decisiones basadas en datos: En vez de fiarte de la intuición, tomas decisiones informadas por la propia estrategia del hotel. Esto te permite conseguir más con menos.

Dominar los principios del revenue management es una habilidad estratégica que te diferencia. Te posiciona no como un mero organizador, sino como un gestor que maximiza el retorno de la inversión de cada evento.

En resumen, esta disciplina se convierte en tu mejor aliada para ahorrar costes, ser más eficiente y organizar eventos con mayor impacto.

Descubre cómo plataformas como Gaddex simplifican la organización de eventos corporativos, centralizando todo el proceso para que puedas aplicar estas estrategias sin complicaciones.

Resolvemos tus dudas: revenue management y eventos de empresa

Para cerrar, vamos a responder a esas preguntas que siempre surgen al organizar un evento y negociar con hoteles. Son respuestas directas, pensadas para tu día a día, ya seas Office Manager, responsable de RR. HH. o líder de equipo.

¿Por qué el precio de un hotel cambia tanto de un día para otro?

Esa montaña rusa de precios se debe a una estrategia llamada precios dinámicos, el motor del revenue management. El hotel no pone un precio fijo, sino que lo ajusta casi en tiempo real según la demanda que espera.

Imagina que se acerca una feria importante. El hotel sabe que la ciudad se llenará, así que sube los precios porque la ocupación está casi garantizada. Por el contrario, un martes cualquiera de noviembre, con poca demanda a la vista, bajará las tarifas para atraer reservas. Una habitación vacía es un ingreso que se pierde para siempre.

¿Es mejor reservar un team building con mucha antelación o a última hora?

Casi siempre, reservar con antelación es la jugada ganadora. Cada opción tiene sus ventajas:

• Reservar con mucha antelación: Te permite "congelar" una tarifa de grupo mucho más favorable antes de que el hotel suba los precios por un pico de demanda. Además, te aseguras la disponibilidad de habitaciones y salas, algo fundamental si planeas un evento grande como un offsite para 150 personas.

• Reservar a última hora: Es una opción arriesgada. Solo recomendable si tu evento es pequeño y tienes total flexibilidad de fechas. A veces puedes encontrar ofertas si a un hotel le han cancelado una reserva grande, pero lo más probable es que te encuentres sin sitio o con precios por las nubes.

¿Cómo puedo usar el RevPAR de un hotel para negociar mejores tarifas?

El RevPAR (revenue per available room o ingreso por habitación disponible) es la métrica clave que mide la salud financiera de un hotel. Si el RevPAR es bajo, significa que el hotel necesita ingresos con urgencia, y eso te da un poder de negociación enorme.

Aunque no vas a tener acceso directo al RevPAR de un hotel, puedes intuirlo. Si ves que un hotel suele tener precios bajos entre semana o en ciertas épocas del año, es una señal clara de que su RevPAR es más débil en esas fechas.

Usa esa información a tu favor. Cuando negocies, no te limites a pedir un presupuesto. Presenta tu evento como una solución estratégica para mejorar sus números en un periodo de baja demanda. Propón tu team building de 30 personas justo para ese martes de febrero que sabes que les cuesta llenar. Al hacerlo, tu evento se convierte en una oportunidad que el hotel no querrá dejar pasar.

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